Имплекс

Представитель владельцев облигаций

Порядок и сроки хранения документов АО

чем регулируются, сроки хранения документов, организация хранения документов, порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения, штрафные санкции за несоблюдение сроков.

Суть проблемы, ее актуальность.

На первый взгляд как тема «Порядок и сроки хранения документов акционерного общества», так и сам процесс могут казаться не настолько значимыми в сравнении со сложно структурированными процессами, проходящими внутри каждого акционерного общества (далее по тексту АО). Однако отсутствие оперативно принятого решения, которое является ответом на вполне простые вопросы возникающие в хозяйственной деятельности АО такие как - где хранить и как уничтожать документы? что делать если документ утерян? кто несет ответственность за утрату и какие правовые последствия за этим последуют? - может стать причиной понижения репутации АО перед акционерами и инвесторами, а также привести к различного рода неблагоприятным последствиям. Учитывая сложную специфику отношений АО как со своими акционерами, так и с государственными органами исполнительной власти, а также сложившуюся судебную практику в Российской Федерации (далее по тексту РФ), данный процесс имеет существенное практическое значение для каждого открытого и закрытого АО.

Детальный анализ проблемы. Основные аспекты.

Нормативно-правовая база, регламентирующая перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами.

В процессе деятельности у каждого АО, как и у любого другого хозяйствующего субъекта, образуется большое количество документов, которые различаются по своей значимости - от учредительных документов АО до бухгалтерской документации и документов, сведения в которых являются коммерческой тайной.

В настоящее время перечень документов АО, подлежащих обязательному хранению, установлен в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО), постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение), приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 №N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень 1).

Согласно п. 2 ст. 89 Закона об АО Общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Закона об АО, по месту нахождения его исполнительного органа. Вместе с тем, этой же нормой предусматривается также хранение документов, в соответствии с правовыми актами РФ. В контексте данной нормы имеется ввиду, что документы, содержащиеся в вышеуказанных Положении и Перечне, также подлежат обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа АО.

Также для АО занимающихся научно-технической и производственной деятельностью необходимо помнить, что существует Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту Перечень 2), который регламентирует порядок и сроки хранения документов, относящихся к их деятельности.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ

Порядок хранения документов АО

АО должны хранить документы в соответствии с порядком предусмотренным требованиями Главы III Положения. Учитывая большой объем требований, предъявляемых к АО в части порядка хранения документов, хотим обратить внимание на наиболее значимые из них:

  1. АО обязаны хранить документы по месту нахождения своего исполнительного органа (место постоянной работы руководителя АО, за исключением случая, когда руководство АО осуществляется Управляющей организацией).
  2. Организация хранения документов АО обеспечивается его единоличным исполнительным органом (руководителем).
  3. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений АО, до передачи их в архив обеспечивается их руководителями (директора департаментов и начальники отделов).
  4. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны храниться в сейфах (в данном случае имеется ввиду несгораемые сейфы).
  5. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа АО хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа АО должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом АО, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером АО (вышеуказанный акт необходимо составлять при первом обнаружении утраты или повреждения подлинника документа. Также в случае, если причиной повреждения документа стал пожар, затопление и т.д. необходимо привлечь соответствующие государственные службы, которые смогут составить акт повреждения документа).
  6. Все документы, образующиеся в деятельности АО, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел АО.
  7. Документы АО, переданные на хранение в архив АО, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы АО, находящиеся на хранении в архиве, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (архивные помещения и шкафы для хранения документов следует выбирать с учетом возможности возникновения неблагоприятных последствий, влекущих утрату и повреждение документов).
  8. Выдача документов АО для их предъявления акционерам в целях обеспечения доступа акционеров к документам АО производится под расписку работнику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с АО), уполномоченному АО на получение документов АО (для данного случая удобнее делать отметки в журнале выдачи документов, в котором помимо расписка работника содержится время выдачи и возврата документов, а также основание его запроса).
  9. В случае реорганизации АО, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов АО могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации АО. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
  10. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Сроки хранения документов АО

Сроки хранения документов АО установлены требованиями п. 2.1 Главы II Положения, а также требованиями Перечня 1 и Перечня 2.

В зависимости от значимости документов, образующихся в деятельности АО, вышеуказанными правовыми актами установлены различные сроки хранения документов.

Установленные в Положении сроки хранения документов, образующихся в деятельности АО, являются минимальными сроками, в течение которых АО обязаны хранить свои документы. В пункте 2.2. Положения установлено, что уставом АО или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные сроки хранения документов АО.

В этой связи следует отметить, что вряд ли имеет смысл перегружать излишним объемом информации непосредственно устав АО. Скорее речь должна идти о разработке исполнительным органом специального внутреннего (локального) документа АО, например «Положения о порядке хранения и уничтожения документации общества». В этом документе с учетом конкретных условий деятельности АО должны быть определены: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними, порядок уничтожения документов и др.)

В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.

Также хочу обратить Ваше внимание, что исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

В соответствии с Положением для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в акционерном обществе должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав должны быть включены наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (директора департаментов или начальники отделов). Председателем экспертной комиссии должен быть один из руководителей АО.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения.

Дела, включенные в утвержденный руководителем АО акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) на основании приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры согласно п. 2.4.7 «Основные Правила работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Административная ответственность в АО и анализ судебной практики.

Административная ответственность

Согласно ч. 1 ст. 13.25 «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (далее по тексту КоАП РФ) нарушение установленных порядка и сроков хранения документов АО - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Согласно сложившейся судебной практике, исполнительный орган власти по рынку ценных бумаг в РФ (ФСФР России и ее территориальные отделения), привлекает к административной ответственности за нарушение ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ только юридические лица, ввиду следующих причин:

Анализ судебной практики

Анализируя судебную практику нарушений АО ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, можно сделать вывод, что АО могут как быть привлечены к административной ответственности, так и могут ее избежать в виду следующих обстоятельств.

Постановление ФАС Московского округа от 28.01.2011 N КГ-А41/10528-10 по делу N А41-32344/09

Суть дела: отказ АО в выдаче акционеру внутренних документов АО для ознакомления по причине их отсутствия в АО. Каких-либо обстоятельств, свидетельствующих о том, что АО были приняты все зависящие от него меры по восстановлению документов, судом не установлено.

В данном деле АО был явно нарушен порядок ознакомления акционера с документами Общества и как следствием нежелания их предоставления акционеру стал административный штраф за ненадлежащий порядок хранения документов.

Суть дел: Территориальные органы ФСФР России в рамках осуществления плановых выездных проверок АО, выявили отсутствие нескольких внутренних документов в проверяемых АО. Каких-либо обстоятельств, свидетельствующих о том, что АО были приняты все зависящие от них меры по восстановлению документов, судом не установлено.

В вышеуказанных делах административного правонарушения можно было избежать при наличии в АО своевременно составленного акта об утере или повреждении документов, а также заверенных копий документов, составленных взамен утраченным.

Суть дел: Территориальные органы ФСФР России в рамках осуществления проверок АО, выявили отсутствие внутренних документов в проверяемых АО. Однако суды пришли к единому мнению о малозначительности данных правонарушений согласно ст. 2.9 КоАП РФ.

Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в пункте 18 постановления от 02.06.2004 N 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения. Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям.

Оценив характер и конкретные обстоятельства совершенного правонарушения, учитывая, что применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа в размере 200 000 рублей будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности, суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу о том, что рассматриваемое правонарушение не создало существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем имеются основания для признания его малозначительным.

В вышеуказанных судебных делах АО удалось избежать административного правонарушения в связи с тем, что нарушения совершенные АО являлись малозначительными или возникли по причине корпоративных конфликтов в АО и как следствие были расценены судами как деяния не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности.

Рекомендации

Принимая во внимание все вышеизложенное, в случае обнаружения утраты или повреждения документов, сотруднику АО ответственному за порядок и хранение документов необходимо принять следующие меры:

  1. Незамедлительно сообщить о данном случае своему непосредственному руководству;
  2. Вызвать специальные государственные (пожарные, МЧС, работники ЖКХ) или муниципальные службы (если утрата документа произошла в следствие пожара, затопления и т.д.), которые могут составить акт об утрате или повреждении документов;
  3. Составить акт об утрате или повреждении документа. Акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом АО, и должен храниться с копией утраченного документа;
  4. Запросить дубликат утраченного документа в том государственном органе по местонахождения АО, в котором он был выдан АО или который обладает соответствующими полномочиями (Свидетельство о создании юр. лица запрашивается в ФНС России, дубликат уведомления, решения, отчета о государственной регистрации выпусков ценных бумаг выдается ФСФР России).

Если же в случае предпринятых Вами действий, указанных в пунктах 1-4 ФСФР России сочтет отсутствие документов как административное правонарушение, Вы можете при составлении протокола об административном правонарушении представить внутренний документ о назначении конкретного должностного лица АО (любого работника АО) ответственного за сохранность утраченного документа и настаивать на привлечении его к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ (о чем можно сделать запись в протоколе об административном правонарушении в случае его составления в отношении АО как юридического лица), так как отсутствие практики привлечения должностных лиц за данное правонарушение не говорит о невозможности их привлечения. Таким способом АО, сможет минимизировать административный штраф.

В заключении хочется добавить, что отсутствие в АО обязательных для хранения документов, может стать причиной его уязвимости перед акционерами и недружественными приобретателями, которые могут воспользоваться данной ситуацией в свою пользу, а также снижения репутации АО перед своими акционерами и потенциальными инвесторами.

Судебная практика по вопросу:

Нормативная база, используемая в статье:

Дата публикации: 12.06.2012 г.

Автор: К. Костылев // Эксперт журнала «Акционерный вестник»